Comment facturer le temps d'attente en transport routier

Le temps d'attente est l'un des plus gros manques à gagner des PME de transport. Un chauffeur qui attend une heure sur un quai, c'est une heure de salaire, de véhicule immobilisé et de livraison suivante en retard. Pourtant, ce temps est rarement facturé. Voici comment changer ça, simplement.

Ce que dit la loi sur le temps d'attente

En France, le Code des transports encadre les durées d'attente au chargement et au déchargement. Plusieurs points sont importants :

• Le contrat de transport doit prévoir une estimation des temps nécessaires au chargement et au déchargement.
• Quand ces temps sont dépassés pour une raison qui n'est pas imputable au transporteur, le dépassement ouvre droit à un complément de rémunération.
• Les règles sur les durées d'attente sont d'ordre public : un contrat ne peut pas les écarter librement.
• Sans contrat écrit, ce sont les contrats types fixés par décret qui s'appliquent automatiquement.

Les durées de référence et les modalités exactes dépendent du contrat type applicable à votre activité. Vérifiez le texte à jour sur Légifrance ou auprès de votre organisation professionnelle avant de fixer vos conditions.

Pourquoi le temps d'attente n'est presque jamais payé

Dans la plupart des PME, le problème n'est pas la loi, c'est la preuve. Le chauffeur ne note pas son heure d'arrivée, ou la note sur un papier qui se perd. Le jour de la facture, personne ne se souvient de rien, et réclamer 30 € à un bon client devient gênant.

Comment facturer le temps d'attente, étape par étape

1. Écrire la règle dans vos conditions

Indiquez dans vos conditions générales ou votre devis le temps prévu pour le chargement et le déchargement, puis le tarif appliqué au delà (par tranche de 15 minutes ou par heure). Un client prévenu conteste beaucoup moins.

2. Enregistrer l'heure d'arrivée et de départ

C'est l'étape clé. L'heure d'arrivée sur place et l'heure de fin de déchargement doivent être enregistrées au moment même, idéalement avec la position GPS. Une lettre de voiture signée par le destinataire avec ces heures est une preuve solide.

3. Ajouter une ligne claire sur la facture

Ne cachez pas le temps d'attente dans le prix. Ajoutez une ligne dédiée : « Temps d'attente : 34 minutes au delà du temps prévu », avec le montant. Joignez la preuve. Le client voit exactement ce qu'il paie et pourquoi.

4. Facturer tout de suite

Une facture envoyée le jour même, avec la signature et l'heure, ne se discute presque jamais. Une facture envoyée trois semaines plus tard, si.

Combien perdez-vous vraiment ?

Prenons 5 véhicules qui attendent en moyenne 20 minutes non facturées par jour, à 45 € de l'heure, sur 21 jours travaillés : cela fait environ 1 575 € par mois, soit près de 19 000 € par an. Faites le calcul avec vos propres chiffres sur notre calculateur de pertes.

Automatiser le temps d'attente

Avec le logiciel Trajetech, le chrono démarre quand le chauffeur appuie sur « Arrivé ». Si le temps prévu est dépassé, vous recevez une alerte et le temps d'attente est ajouté automatiquement à la facture, avec l'heure d'arrivée, l'heure de départ et la signature du client comme preuve.